5. 明晰关键

构建完框架后,你是否就能按照框架中列示的所有要点去执行?大多数情况下不行!因为需求的无限性和资源的有限性这对全宇宙间广泛存在的矛盾,导致绝大不多时候你没有足够的时间、精力和资金资源实现所有的需求。

正是因为一个国家没有足够的时间、人力和资金来解决面对的所有问题,所以才需要制定五年规划明确各项计划的优先级,引导有限的资源投入到关键的领域和事项。

也正是因为一个企业同样没有足够的资源来解决企业经营、发展中碰到的所有问题,所以才体现出企业家的难得和可贵。因为他们能够敏锐地抓住企业的主要矛盾,并将企业有限的人力和资金资源投入到主要矛盾的解决中。

一个人同样如此,你永远没有足够的时间、精力和成本来同时实现你所有的需求。因此才有了工作优先级排序、精力管理等时间管理工具的出现。

既然资源有限性和需求无限性的矛盾广泛存在,那么我们应该如何解决这个矛盾?接下来让我们学习著名的“80/20法则”。

80/20法则

80/20法则是什么?

80/20法则,又称“帕累托法则”、“二八定律”,是20世纪初意大利统计学家、经济学家维尔弗雷多·帕累托提出的,他指出:在任何特定群体中,重要的因子通常只占少数,而不重要的因子则占多数,因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。这个原理经过多年的演化,已变成当今大家耳熟能详的80/20法则——80%的公司利润来自20%的重要客户,其余20%的利润则来自80%的普通客户;20%的人口与20%的疾病,会消耗一个国家医疗体系80%的医疗资源。

当然80∶20只是帕累托分布函数在特定常数时的一个特定值。其他的特定值还有64∶4(64%的财富属于4%的人);78∶22(犹太人的78∶22宇宙法则。犹太人认为,存在一条78∶22宇宙法则,世界上许多事物都是按78∶22这样的比率存在的。例如,空气中的氮气占78%,氧气及其他气体占22%;人体中的水分占78%,其他为22%;等等)。因此,80/20法则中的80%和20%只是一个比喻和约数,真正的比例未必正好是80∶20。

80/20法则的本质是原因和结果、投入和产出、努力和报酬之间存在着无法解释的不平衡。一般来说,原因、投入和努力可以分为两种不同的类型。

  • 多数,但只能造成少许的影响;
  • 少数,但造成主要的、重大的影响。

80/20法则的作用

80/20法则已被大量的实践证实可以广泛应用在经济学、管理学和个人管理等众多领域。例如80/20法则可以解决大量的经济学和管理学问题:财富分配问题、资源分配问题、核心利润问题、重点客户问题、核心产品问题和关键人才问题等。

除了在经济学、管理学领域的广泛应用,80/20法则对个人的管理也有重要的现实意义。比如学会抓主要矛盾,避免将时间和精力花费在琐事上。一个人的时间和精力都是非常有限的,“做好每一件事情”几乎不可能,因此必须学会合理分配的时间和精力。面面俱到不如重点突破,把80%的资源花在能出关键效益的20%的方面,这20%的方面又能带动其余80%的发展。

如何运用80/20法则

(1)充分运用80/20思想。

你知道了需求无限性和资源有限性之间的矛盾必然存在,又了解了关键的少数可以产生主要的影响和结果,那么在工作和日常生活中就要注意多运用80/20思想,改变你的行为并把注意力集中到最重要的20%的事情上,这样行动的结果就是你能以少获多。运用80/20思想,你必须不断自问:20%凭借什么因素能产生80%的影响力?不要想当然地认为是你知道的答案,要多用时间好好领悟、多用实践体验和验证。

(2)多多采用80/20分析方法。

既然没有任何一种活动不受80/20法则的影响,那么在工作和日常生活中可以多多采用80/20分析方法,找出造成某种状况或导致80%产出的关键的20%原因或投入,并针对这20%加以改善提升。假如20%喝啤酒的人喝掉了80%的啤酒,那么这部分人是啤酒制造商应该关注的对象。尽可能争取到这20%的人购买啤酒,最好能进一步增加他们的啤酒消费。

同样地,如果你发现公司80%的利润来自20%的产品,那么你就应该尽全力来销售这20%高利润的产品。假如你发现公司的业绩来由20%的员工创造,那么你就应该识别出这关键的20%员工,并进一步提升他们的绩效和他们对公司的满意度。

淘汰非关键的部分

通过对80/20法则的了解,你想必已经知道在你构建的框架中,其实只有关键的20%的因素或对策会对你要解决的问题产生主要影响。既然资源有限,那么你应该先淘汰框架中的非关键性问题,将有限的精力和资源投入到关键性问题的验证或解决中。

以上文的“过危桥”案例为例,在列出所有可能去上海的方案后,你需要花费同等的精力和成本去验证每一种方案吗?显然不能。你可以构建如表2.4.4的时间、成本和风险评估表,对方案进行优先级选择,再根据80/20法则排除优先级低的解决方案。

依据表2.4.4,我们可以看出各个方法的时间、成本和风险。

  • “过桥”方面
    • “加固桥面”和“加固桥墩”两个方案,时间、成本、风险都很高,可以忽略。其他的方案可以综合采用。
    • “用其他一辆车载客‘和’用其他多辆车载客”都是6个×。考虑到车子越多,通过危桥的风险越高,所以“用其他多辆车载客”比“用其他一辆车载客”风险指数高。
  • “不过桥”方面
    • “用直升机吊大巴车过江”由于时间和成本都很高,所以可以忽略。

假设乘客们基于风险、时间和成本的重要排序是风险>时间>成本。我们得出的备选方案排序如下:

  1. 用船运大巴车过江;
  2. 走其他的公路;
  3. 大巴车卸载座椅和备用胎之后过桥,用其他一辆车载客,并且运输衣服、行李、大巴备用轮胎和大巴的座椅;
  4. 大巴车卸载座椅和备用胎之后过桥,用其他多辆车载客,并且运输衣服、行李、大巴备用轮胎和大巴的座椅。

本章总结

好了,到此为止我们已经完成了分析问题学习。分析问题主要包括“构建框架”和“筛选关键”两个环节,其中“构建框架”部分我们又分别学习了“自下而上提炼框架”和“自上而下选用框架”两种方法。接下来我们进入“解决问题”部分的学习(见图2.4.65)。